O ciclo do produto em Food & Beverage consiste em 6 fases distintas: Encomenda e Compra, Receção de mercadorias, Armazenagem, Distribuição, Produção, Vendas.
Hoje, concentramos a nossa atenção no processo de encomenda/compra.
Este processo inicia-se com uma análise meticulosa das necessidades, levando em conta fatores como sazonalidade, procura e disponibilidade.
Desta forma, o processo de aquisição de produtos para restauração pode ser dividido em 3 categorias:
- Compra habitual;
- Consumo periódico;
- Consumo pontual.
Da mesma forma, os fornecedores podem ser classificados como habituais, periódicos ou pontuais.
Os produtos adquiridos podem incluir uma variedade de alimentos, sejam frescos ou congelados, itens de mercearia e uma ampla gama de bebeidas. Além disso, outros produtos ou serviços podem ser necessários, como:
- Papel de alumínio, palitos, detergentes, decorações para eventos temáticos, manutenção de ar condicionado…
Nesta fase a consideração dos valores dos produtos é de suma importância. É necessário estabelecer parcerias estratégicas com fornecedores de confiança, procurando equilibrar a qualidade com a viabilidade financeira, através da negociação de contratos e preços.
Para controlar os produtos adquiridos, é essencial dispor de documentação externa, como notas de encomenda, requisições externas e processos de compra. Além disso, a documentação interna, como fichas de produto, fichas de stock e fichas de fornecedor, também são necessárias para um controlo eficaz.
Nota de encomenda
- Emitida pelo vendedor;
- Usada para produtos de amplo portfólio, como vinhos, bebidas, tabaco e gelados…
- Emitida em triplicado e numerada de forma sequencial;
- Detalha os produtos pedidos, incluindo o código, quantidade, preço unitário e data;
- Anexo inclui o pedido, com rubrica do comprador (ou equivalente, como um e-mail institucional).
Requisição externa
- Emitida pelo comprador;
- Utilizada em compras ou encomendas de pequeno valor;
- Aplicada em produtos periódicos, como material técnico profissional, materiais de decoração, roupas, uniformes, etc.
- Emitida em triplicado;
- Numerada sequencialmente;
- Datada e contém a identificação do comprador.
Processo de compra
- Iniciado pelo comprador;
- Utilizado em compras ou encomendas de grande valor;
- Compreende 8 fases, incluindo: Procurement; Elaboração de caderno de encargos; Análise técnica, qualitativa, económico-financeira; Seleção de 2/3 propostas; Renegociação das propostas; Análise final; Acertos finais; Decis-ao/assinatura do contrato.
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