El ciclo del producto en restauración: pedido y compra

El ciclo del producto en Food & Beverage consta de 6 fases distintas: pedido y compra, recepción de mercancías, almacenamiento, distribución, producción y ventas.

En este artículo centramos la atención en el proceso de pedido y compra.

Este proceso se inicia con un análisis meticuloso de las necesidades, que tiene en cuenta factores como la estacionalidad, la demanda y la disponibilidad.

De este modo, el proceso de adquisición de productos para restauración puede dividirse en 3 categorías:

• Compra habitual;
• Consumo periódico;
• Consumo puntual.

Del mismo modo, los proveedores pueden clasificarse como habituales, periódicos o puntuales.

Los productos adquiridos pueden incluir una variedad de alimentos, frescos o congelados, artículos de ultramarinos y una amplia gama de bebidas. Además, pueden ser necesarios otros productos o servicios, como:

• Papel de aluminio, palillos, detergentes, decoración para eventos temáticos, mantenimiento del aire acondicionado, etc.

En esta fase, la consideración de los precios de los productos es de suma importancia. Es necesario establecer alianzas estratégicas con proveedores de confianza y buscar el equilibrio entre la calidad y la viabilidad financiera mediante la negociación de contratos y precios.

Para controlar los productos adquiridos es esencial disponer de documentación externa, como notas de pedido, requisiciones externas y procesos de compra. Además, la documentación interna, como las fichas de producto, las fichas de stock y las fichas de proveedor, también resulta necesaria para un control eficaz.

Nota de pedido

• Emitida por el vendedor;
• Utilizada para productos de amplio catálogo, como vinos, bebidas, tabaco y helados;
• Emitida por triplicado y numerada de forma secuencial;
• Detalla los productos solicitados, con el código, la cantidad, el precio unitario y la fecha;
• El anexo incluye el pedido, con la rúbrica del comprador (o equivalente, como un correo electrónico institucional).

Requisición externa

• Emitida por el comprador;
• Utilizada en compras o pedidos de escaso valor;
• Aplicada a productos periódicos, como material técnico profesional, materiales de decoración, ropa, uniformes, etc.;
• Emitida por triplicado;
• Numerada secuencialmente;
• Fechada y con la identificación del comprador.

Proceso de compra

• Iniciado por el comprador;
• Utilizado en compras o pedidos de gran valor;
• Comprende 8 fases, entre ellas: procurement; elaboración del pliego de condiciones; análisis técnico, cualitativo y económico-financiero; selección de 2 o 3 propuestas; renegociación de las propuestas; análisis final; ajustes finales; decisión y firma del contrato.

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