Obligaciones contables para proyectos financiados

Los proyectos financiados con fondos públicos, como el PEPAC (Plan Estratégico de la PAC) o el PRR (Plan de Recuperación y Resiliencia), implican obligaciones contables rigurosas. El incumplimiento de estas reglas puede llevar a recortes en las ayudas, a la devolución de fondos o a sanciones legales. Este artículo aclara los principales deberes contables que los beneficiarios deben observar para garantizar el cumplimiento íntegro de las exigencias.

1. Contabilidad organizada obligatoria

Con independencia de la dimensión del proyecto o de la empresa, los beneficiarios de ayudas públicas deben mantener una contabilidad organizada, de acuerdo con el Sistema de Normalización Contable (SNC). Es una exigencia legal y contractual que permite rastrear la aplicación de los fondos y acreditar la elegibilidad de los gastos.

Cómo cumplirlo:

• Contratar a un contable certificado.
• Utilizar software de contabilidad legalmente reconocido.
• Separar claramente la contabilidad del proyecto del resto de la actividad de la empresa.

2. Cuenta bancaria exclusiva para el proyecto

Es muy recomendable (y en muchos casos obligatorio) abrir una cuenta bancaria dedicada al proyecto financiado pero, sobre todo, utilizar siempre la misma cuenta bancaria que se indicó en la contratación de la ayuda financiera.

Ventajas:

• Cumplimiento sin fallos de la ley.
• Facilita la monitorización de las entradas y salidas de dinero relacionadas con el proyecto.
• Evita la confusión entre gastos elegibles y no elegibles.
• Responde directamente a las exigencias de trazabilidad de los fondos.

3. Archivo de facturas y justificantes

Todos los documentos de gasto relacionados con el proyecto (facturas, recibos, extractos bancarios, contratos, nóminas, etc.) deben archivarse y mantenerse accesibles.

Importante:

• Las facturas deben contener la identificación del proyecto (referencia a la convocatoria, número de solicitud, etc.).
• El plazo de conservación de los documentos es, por lo general, de 10 años.

4. Cuadros de seguimiento e informes intermedios

La mayoría de los programas de ayuda exige la entrega de informes técnicos y financieros durante la ejecución del proyecto.

Exigencias habituales:

• Cuadro de ejecución física y financiera.
• Relación de gastos pagados con fechas y justificantes.
• Informes validados por el contable o el auditor de cuentas.

5. Conformidad fiscal y con la seguridad social

Los beneficiarios deben mantener regularizada su situación fiscal y con la seguridad social durante todo el período de ejecución y seguimiento del proyecto.

Cómo asegurarlo:

• Comprobar mensualmente el estado ante la Autoridad Tributaria (AT) y la Seguridad Social (SS).
• Regularizar de inmediato cualquier deuda con el Estado.
• Guardar los certificados acreditativos de situación regularizada.

6. Separación clara de gastos elegibles y no elegibles

No todos los gastos realizados en el marco de un proyecto se consideran elegibles para su reembolso.

Se recomienda:

• Crear partidas específicas en el plan contable para los gastos elegibles.
• Obtener el criterio previo del técnico que acompaña la solicitud y del contable sobre la admisibilidad de los gastos.
• Seguir las orientaciones técnicas del programa de financiación.

Una gestión contable rigurosa es indispensable para quien se beneficia de fondos públicos, como los del PEPAC o el PRR. Más allá del cumplimiento legal, una contabilidad clara y transparente evita riesgos financieros, retrasos en los pagos y pérdidas de ayudas.

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