Obrigações contabilísticas para projetos financiados

Os projetos financiados por fundos públicos, como o PEPAC (Plano Estratégico da PAC) ou o PRR (Plano de Recuperação e Resiliência), implicam obrigações contabilísticas rigorosas. O não cumprimento dessas regras pode levar a cortes nos apoios, devolução de verbas ou penalizações legais. Este artigo esclarece os principais deveres contabilísticos que os beneficiários devem observar para garantir o cumprimento integral das exigências.

1. Contabilidade Organizada Obrigatória

Independentemente da dimensão do projeto ou da empresa, os beneficiários de apoios públicos devem manter contabilidade organizada, de acordo com o Sistema de Normalização Contabilística (SNC). É uma exigência legal e contratual que permite rastrear a aplicação dos fundos e comprovar a elegibilidade das despesas.

Como cumprir:

• Contratar um contabilista certificado.
• Utilizar software de contabilidade legalmente reconhecido.
• Separar claramente a contabilidade do projeto da restante atividade da empresa.

2. Conta bancária exclusiva para o projeto

É altamente recomendável (e muitas vezes obrigatório) abrir uma conta bancária dedicada ao projeto financiado, mas mais que tudo, utilizar sempre a mesma conta bancária que foi indicada na contratualização da ajuda financeira.

Vantagens:

• Cumprimento sem falhas da lei.
• Facilita a monitorização das entradas e saídas de dinheiro relacionadas com o projeto.
• Evita confusão entre despesas elegíveis e não elegíveis.
• Responde diretamente a exigências de rastreabilidade dos fundos.

3. Arquivo de faturas e comprovativos

Todos os documentos de despesa relacionados com o projeto (faturas, recibos, extratos bancários, contratos, folhas de pagamento, etc.) devem ser arquivados e mantidos acessíveis.

Importante:

• As faturas devem conter a identificação do projeto (referência ao aviso, número de candidatura, etc.).
• O prazo de conservação dos documentos é, geralmente, de 10 anos.

4. Mapas de acompanhamento e relatórios intercalares

A maioria dos programas de apoio exige a entrega de relatórios técnicos e financeiros durante a execução do projeto.

Exigências habituais:

• Mapa de execução física e financeira.
• Relação de despesas pagas com datas e justificativos.
• Relatórios validados pelo contabilista ou ROC.

5. Conformidade fiscal e contributiva

Os beneficiários devem manter a situação fiscal e contributiva regularizada durante todo o período de execução e monitorização do projeto.

Como assegurar:

• Monitorizar mensalmente o estado na Autoridade Tributária (AT) e na Segurança Social (SS).
• Regularizar de imediato qualquer dívida ao Estado.
• Guardar certidões comprovativas de situação regularizada.

6. Separação clara de despesas elegíveis e não elegíveis

Nem todas as despesas efetuadas no âmbito de um projeto são consideradas elegíveis para reembolso.

Recomenda-se:

• Criar rubricas específicas no plano de contas para despesas elegíveis.
• Obter parecer prévio do técnico que acompanha a candidatura e do contabilista sobre a admissibilidade das despesas.
• Acompanhar as orientações técnicas do programa de financiamento.

A gestão contabilística rigorosa é indispensável para quem beneficia de fundos públicos, como os do PEPAC ou PRR. Para além do cumprimento legal, uma contabilidade clara e transparente evita riscos financeiros, atrasos nos pagamentos e perdas de apoio.

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